奈 良 町 自 治 会 会 則
第１章 総 則
（名 称）
第 １ 条 この会は、奈良町自治会という。
（区 域）
第 ２ 条 この会は、さいたま市奈良町に住所を有する者をもって構成する。
ただし、奈良別所団地および市営奈良団地は除く。
（事務所の所在）
第 ３ 条 この会の事務所は、奈良町自治会館内に置く。
第２章 目 的
（目 的）
第 ４ 条 この会は、地域住民の親睦を図ると共に、生活環境の整備、福祉厚生の
改善等地域的な共同活動を行うことを目的とする。
（事 業）
第 ５ 条 この会は、第４条の目的を達成するため次の事業を行う。
会員相互の連絡事務に関すること。
環境、衛生に関すること。
防災、交通安全に関すること。
保健体育に関すること。
文化、教養に関すること。
会および会館の管理運営に関すること。
公共諸団体との連絡、協調に関すること。
簡易保険の保険料団体払込制度による保険料払込団体の運営に関すること。
その他目的を達成するために必要なこと。
第３章 会 員
（会 員）
第 ６ 条 第２条に定める区域に住所を有する個人は、すべてこの会の会員になる
ことができる。
２．第１項に該当しない個人および第２条に定める区域において事業所、また
はこれに類する業務を行うものの代表者（管理者含む）はこの会の事業を
賛助するための賛助会員となることができる。
（会 費）
第 ７ 条 会員および賛助会員は、次の通り会費を納入する。
会員は、１世帯当たり月額２００円とし、原則として毎月１５日
までに、班長経由会計部に納入するものとし、前納することができる。
賛助会員の個人は、年額２０００円とし、原則として５月末日まで
に会長経由会計部若しくは、直接会計部に納入する。
賛助会員の事業所等は、年額３０００円とし、原則として５月末日
までに会長経由会計部若しくは、直接会計部に納入する。
（入 会）
第 ８ 条 入会を希望する者は、班長経由会長または直接会長に届け出るものとする。
また、賛助会員を希望する者は、会長に届け出て、役員会で承認を得る。
２．この会は正当な理由がない限り、その区域に住所を有する個人の加入を拒
まない。
３．この会は、会員資格のある未会員に対して、この会の趣旨を説明し、加入
の案内を行うものとする。
４．この会は、賛助会員資格のある未賛助会員に対して、この会の趣旨を説明
し、加入の案内を行うものとする。
（退 会）
第 ９ 条 会員が退会を希望する時は、班長経由会長または直接会長に届け出る。
２．会員が次の各号のいずれかに該当するときは退会したものとみなす。
会の区域内に住所がなくなったとき。
死亡またはこの会が解散したとき。
会費を１年以上滞納し、かつ催告に応じないとき。
３．第１項および前項第１号の場合においては、賛助会員となることを妨げない。
４．賛助会員が退会を希望する時は、会長に届ける。
（拠出金品の不返還）
第 10 条 会員が既に納入した会費その他の拠出金品は、返還しない。
ただし、退会時以降の会費を前納していた場合は、申し出により返還する。
第４章 組 織
（地区、班分け）
第 11 条 この会は、奈良町を９つの地区に区分し、地区の中をさらに班に分けて
組織する。
２．地区、班の編成または変更する場合は、当該地区または班の会員の協議
を得て、役員会の承認を受ける。
（部の種類）
第 12 条 この会は、各事業を執行するために、次の部を置く。
総務部
会計部
広報部
施設部
衛生部
文化部
体育部
交通安全対策部
消防部
防災対策部
第５章 役 員
（役 員）
第 13 条 この会に、次の役員を置く。
会 長………………………………………………１ 名
副会長……………………………………………若干名
部 長………………………………………………10 名
副部長………………………………………各部若干名
特別委員（交通安全対策部、消防部）…… 各部若干名
監 事………………………………………………２ 名
（役員の選出）
第 14 条 前条の各役員は、役員選考委員会が、会員の中より推薦し、総会の議決
を得て、選任する。
２．役員選考委員会は、役員の任期満了前に、会長が設置するものとし、その
構成は、会長、副会長および各部部長、並びに、部長会において、必要と
認めた者とする。
３．監事は、他の役員と監事を兼ねることができない。
（役員の職務）
第 15 条 会長は、この会を代表し、会務を統括する。
２．副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるとき、または会長が欠けたとき
は、その職務を代行する。
３．部長は、この会の目的を達成するため、当該部主管の事業執行を統括する。
４．副部長は、部長を補佐し、部長に事故があるとき、または部長が欠けたとき
は、その職務を代行する。
５．監事は、この会の業務および会計を監査する。
（役員の任期）
第 16 条 この会の役員の任期は、１年とし、再任を妨げない。
２．役員に欠員が生じたときは、第14条により補充することができる。
この場合において、補充された役員の任期は、前任者の残任期間とする。
３．役員は、引き続き会員である場合に限り、辞任した場合または任期満了
の場合であっても、後任者が就任するまではその職務を行う。
第６章 代 議 員
（代議員）
第 17 条 この会に代議員として、各班に１名の班長（以下、代議員を班長という）
を置く。
（班長の選出）
第 18 条 前条の班長は、各班において、別表－１“班長選任票”を用いて、代議
員として選任する。
（班長の役割）
第 19 条 班長は、当該班の代表者として、総会や役員会に出席すると共に、各部
の部員となって、各事業執行を推進する。
（班長の任期）
第 20 条 班長の任期は、１年とし、再任を妨げない。
２．班長に欠員が生じたときは、第18条により補充することができる。
この場合において、補充された班長の任期は、前任者の残任期間とする。
３．班長は、引き続き会員である場合に限り、辞任した場合または任期満了
の場合であっても、後任者が就任するまではその職務を行う。
第７章 会 議
（会議の種類）
第 21 条 この会の会議は、次の通りとする。
総 会 （通常総会、臨時総会）
役員会 （定例役員会、臨時役員会）
部長会
部 会
（総会の開催と運営）
第 22 条 総会の開催・運営は、次の通りとする。
構 成：総会は会員をもって構成する。
ただし、次のように構成することができる。
①通常総会は、第13条の役員“本年度および次年度候補者”および
第17条の班長（代議員）“本年度および次年度候補者”をもって
構成する。
ただし、次年度候補者のうち再任者の議決権は“１”とする。
②臨時総会は、開催時の役員および班長（代議員）をもって構成する。
③監事は議決権を有しない。
議決事項：次の事項を議決する。
①事業計画および収支予算に関すること。
②事業報告および収支決算に関すること。
③会則の制定改廃に関すること。
④役員の選任および解任に関すること。
⑤自主防災対策に関すること。
⑥議長および書記、議事録署名人の選任に関すること。
⑦その他、自治会運営に係わる重要事項に関すること。
開 催
①通常総会は、年１回とし、４月に開催する。
②臨時総会は、役員会が必要と認めたとき、又は、会員の５分の１
以上若しくは監事から、総会の目的の事項を示して要請があった
ときに開催する。
召 集
①会長が召集する。
②前②臨時総会の要請があったときは、原則として、その日から
１５日以内に臨時総会を招集する。
③召集する場合は、総会の目的とする事項、日時および場所を記載
した書面をもって、少なくとも開催日の５日前に通知する。
議 長：総会に出席している会員の中から互選し、議決を得て、
選任する。
書 記：総会に出席している会員の中から互選し、議決を得て、
選任する。
成立要件：総会の構成員数の２分の１以上の出席をもって、総会は
成立する。
議 決：議事は出席者の過半数をもって決する。
なお、議長は議決に加わる権利を有しないが、可否同数のときは、
議長がこれを決する。
ただし、前③会則の制定改廃の議決は、出席者の４分の３以上を
もって決する。
書面表決：やむを得ない理由のため、総会に出席できない会員、役
員および班長は、あらかじめ通知された事項について、書面をもっ
て表決、または他の役員を代理人として、表決を委任する。
この場合において、前成立要件および前議決の適用について
は、総会に出席したものとみなす。
なお、前第22条“総会の構成”のただし書きの運用に当たっては、
総会に出席できない役員および班長とする。
議 事 録：書記は、次の事項を記載した議事録を作成する。
①総会の日時および場所
②総会の構成員の現在数
③出席者数、出席者氏名（書面表決者、書面委任者を含む）
④議決事項
⑤議事の経過概要およびその結果
⑥議事録署名人の選任に関する事項
（議事録には、議長および出席者の中からその総会において選任さ
れた議事録署名人“２人”以上が署名する。）
（役員会の開催と運営）
第 23 条 役員会の開催・運営は、次の通りとする。
構 成：第13条の役員および第17条の班長（代議員）をもって
構成する。
ただし、監事は除く。
議事項目：①議決事項
ア 総会の議決した事項の執行に関すること。
イ 自治会運営に関すること。
ウ その他必要事項
②その他連絡事項
開 催：次の通りとする。
①定例役員会は、月１回とする。
②臨時役員会は、会長が必要と認めたとき、又は、役員
会構成員の５分の１以上から会議の目的の事項を示
して要請があったときに開催する。
召 集：①会長が召集する。
②前②臨時役員会の要請があったときは、原則として
その日から１５日以内に臨時役員会を召集する。
③召集する場合は、役員会の目的とする事項、日時およ
び場所を記載した書面をもって、開催の５日前に通知す
ることとするが、会長が緊急に開催する必要があると認
めたときは、この限りではない。
議 長：会長がこれに当たる。
書 記：会長が必要により、出席者の中から推薦し、役員会の承
認を得て、選任する。
成立要件：通常は、役員会の構成員数の３分の１以上の出席で成立
するが、重要事項の議決を行う場合は、役員会の構成員
数の２分の１以上の出席がなければ開会することがで
きない。
議 決：議事は出席者の過半数をもって決する。
なお、議長は議決に加わる権利を有しないが、可否同数
のときは、議長がこれを決する。
書面表決：通常は、書面表決を行わないが、重要事項の議決を行う
役員会の開催に際しては、次の通りとする。
やむを得ない理由出席できない役員および班長は、あら
かじめ通知された事項について書面をもって表決、また
は、他の役員を代理人として表決を委任する。
この場合において、前成立要件および前議決の適用
については、役員会に出席したものとみなす。
議 事 録：通常は不要とするが、重要事項の議決を行う場合には、
書記は、次の事項を記載した議事録を作成する。
①役員会の日時および場所
②役員会の構成員の現在数
③出席者数、出席者氏名（書面表決者、書面委任者を含む）
④議決事項
⑤議事の経過概要およびその結果
⑥議事録署名
（議事録には、議長および出席者の中からその役員会に
おいて選任された議事録署名人“２人”以上が署名する）
（部長会の開催と運営）
第 24 条 部長会の開催・運営は、次の通りとする。
構 成：会長、副会長および各部部長をもって構成する。
なお、決議事項の内容により、特別顧問をおくことが
できる。
ただし、特別顧問は議決権を有しない。
議事項目：次の事項を議決する。
①総会に付議すべき事項に関すること。
②役員会の議決事項に関すること。
③役員選考委員会の構成に関すること。
④自治会の運営に関すること。
⑤その他必要事項
開 催：必要に応じて開催する。
召 集：会長が召集する。
議 長：会長が当たる。
書 記：会長が必要により、推薦し、部長会の承認を得て、選任
する。
成立要件：部長会の構成員数の４分の３以上の出席をもって、部長
会は成立する。
議 決：議事は出席者の過半数をもって決する。
なお、議長は議決に加わる権利を有しないが、可否同数
のときは、議長がこれを決する。
書面表決：通常は書面表決を行わないが、重要事項の議決を行う
部長会の開催に際しては次の通りとする。
やむを得ない理由で出席できない役員は、あらかじめ通
知された事項について書面をもって表決し、または、他
の役員を代理人として表決を委任する。
この場合において、前成立要件および前議決の適用
については、部長会に出席したものとみなす。
議 事 録：通常は不要とするが、重要事項の議決を行う場合には、
書記は、次の事項を記載した議事録を作成する。
①部長会の日時および場所
②部長会の構成員の現在数
③出席者数、出席者氏名（書面表決者、書面委任者を含む）
④議決事項
⑤議事の経過の概要およびその結果
⑥議事録署名
（議事録には、議長および出席した役員の中から２人
以上が署名する）
（部会の開催と運営）
第 25 条 部会の開催・運営は、次の通りとする。
構 成：担当副会長、部長、副部長、部員をもって構成する。
議事項目：次の事項を議決する。
①当該部の運営に関すること。
②総会および役員会の議決した事項の執行に関すること。
③その他必要事項。
開 催：当該部で定める。
召 集：部長が召集する。
議 長：部長が当たる。
成立要件：当該部で定める。
議 決：議事は出席者の過半数をもって決する。
なお、議長は議決に加わる権利を有しないが、可否同数
のときは、議長がこれを決する。
議 事 録：当該部で定める。
第８章 表 彰
（表 彰）
第 26 条 この会は、別に定める表彰規定により、この会の発展に功労した者を表
彰する。
第９章 弔 慰 金
（弔慰金）
第 27 条 この会は、別に定める弔慰金規定により、会員または会員の家族に弔慰
金を贈る。
第10章 資産および会計
（資産の構成）
第 28 条 この会の資産は、次に掲げるものをもって構成する。
会費
簡易保険の団体払込制度の割引額
寄付金品
その他の収入
別表に掲げる資産
（資産の管理）
第 29 条 資産は、会長が管理し、その方法は、役員会の議決により定める。
２．別表に掲げる資産は、これを処分し、または担保に供することができない。
ただし、やむを得ない理由があるときは、総会の議決を得て、これを処
分し、または担保に供することができる。
（経費の支弁）
第 30 条 この会の経費は、資産をもって支弁する。
（事業計画および収支予算）
第 31 条 この会の事業計画および収支予算は、総会の議決により定める。
なお、年度途中において当初予算を大幅（±50％以上）に増額または減
額する必要が生じた場合は、補正予算を臨時総会の議決により定めなけ
ればならない。
（事業報告および収支決算）
第 32 条 この会の事業報告および収支決算は、事業年度終了後１ヶ月以内にその
年度末の財産目録とともに、監事の監査を経て、総会の承認を得る。
（事業年度）
第 33 条 この会の事業年度は、毎年４月１日に始まり、翌年３月３１日に終わる。
第11章 定款の変更および解散
（会則の変更）
第 34 条 この会則は、総会において総会員の４分の３以上の同意を得なければ変
更することができない。
（解散および残余財産の処分）
第 35 条 この会が総会の議決に基づいて解散する場合は、総会員の４分の３以上
の同意を得なければ解散できない。
２．解散のときに存する残余財産は、総会の議決を経て、この会と類似目的を
持つ団体に寄付する。
第12章 雑 則
（書類および帳簿等の備え付け）
第 36 条 この会は、その事務所に次の各号に掲げる書類および帳簿を備え付けて
おく。
会則
認可に関する書類
役員に関する書類
会員に関する書類
会議議事録
会員名簿
資産台帳
収入および支出に関する帳簿、証拠書類
各事業年度末の財産目録および収支決算書
事業計画書および収支予算書
その他必要な書類および帳簿
（委 任）
第 37 条 この会則の施行について必要な事項は、役員会の議決を経て、別に
定める。
（細 則）
第 38 条 役員会は、この会則を実施するに当たって、必要がある場合には、細則
を定めることができる。
２．役員会は、細則を制定したときは、次の総会に報告し、承認を得る。
附 則
（施行期日）
１．この会則は、平成５年９月１日から施行。
（旧会則の廃止）
２．この会則の施行に伴い、旧会則の奈良町自治会会則、細則および表彰規定は
平成５年８月31日をもって廃止。
（経過措置）
３．この会則の施行期日における役員および班長は、この会則の定めにかかわらず、
その任期は基本的には平成６年３月31日までとするが、後任者が就任するま
では、その職務を行う。
４．この会則の適用に伴うその他の必要な経過措置については、役員会の議決を
経て別に定める。
５．この会則は平成８年４月21日 第22条①、③一部改訂、に会員を追加、
第23条①ウを追加、第34条を一部改訂。
６．この会則は平成11年４月18日 第12条防災対策部を追加、第13条を10
名に改訂、第22条に自主防災対策に関することを追加。
７．この会則は平成14年４月14日 第13条副会長 ３名を若干名に改訂。
８．この会則は平成15年９月13日 すべての班を地区に組長を班長に改訂。
９．この会則は平成18年４月16日 第２章第５条を追加、第10章第28条を
追加、第31条の一部改訂。
表彰規定
第 １ 条 この規定は、奈良町自治会の表彰に関する事項を定める。
第 ２ 条 表彰は、自治会活動への功労に関する会員相互の意識を高め以てこの会
の益々の発展を図ることを目的とする。
第 ３ 条 この会の会員および賛助会員は、この規定の適用を受ける。
第 ４ 条 受賞該当の要件は、次の通りとする。
役員および班長として、２年以上、積極的にその職務遂行に努め、
自治会活動に功労した後、退任される者。
その他、自治会活動に多大なる功労のあった者。
第 ５ 条 受賞該当者は、会長、副会長および各部で毎年２月末日までに、推薦し、
選考委員会の厳正審議を経て、３月の役員会で決定する。
なお、選考委員会は、会長、副会長および各部部長で構成する。
第 ６ 条 表彰は、総会において、会長が受賞者に表彰状および記念品を贈呈する。
第 ７ 条 この規定は、総会において出席者の４分の３以上の同意を得なければ変
更するができない。
附 則
この表彰規定は、平成５年９月１日より施行する。
弔慰金規定
第 １ 条 この規定は、奈良町自治会の弔慰金に関する事項を定める。
第 ２ 条 この会の会員は、この規定の適用を受ける。
第 ３ 条 この会は、会員または同居親族が死亡したとき、哀悼の意を以て次の弔
慰金を贈る。
弔慰金：３０００円
第 ４ 条 弔慰金の申請は、当該班の班長が会長または副会長に訃報を連絡するこ
とをもって、申請されたとみなす。
第 ５ 条 この規定は、総会において出席者の４分の３以上の同意を得なければ変
更するができない。
附 則
この弔慰金規定は、平成５年９月１日より施行する。
奈 良 町 自 治 会 館 管 理 規 定
第１章 目 的
第 １ 条 この規定は奈良町自治会館（以下会館という）の管理運営が円滑かつ
適切に行われるように、その手順を定めることを目的とする。
第２章 会館の位置づけ
第 ２ 条 会館は自治会活動の拠点として、また、自治会会員相互の親睦を図る
中枢施設として文化・教養の向上、スポーツ・リクリェーション活動の促進等明るい
街づくりのために使用することを第一義とする。
第３章 管 理 責 任
第 ３ 条 会館管理の総括責任は自治会長にある。
なお、個別の管理責任は次の通りとする。
①施設・設備・工具類の保守・保全・保管管理責任者は施設部長が当る。
②一般備品・厨房の調理器具・食器類の保管管理責任者は総務部長が当る。
③防災関連資材の保管管理責任者は防災対策部長および担当班長が当る。
④各種行事および活動に用いる用具類の保管管理責任者は主管担当
部長が当る。
⑤貸出中の施設・設備・備品については、その使用者が管理責任を負う。
第４章 管 理 方 法
第 ４ 条 施設および設備・備品・工具・用具類の点検は次の通りとする。
①日常点検：使用者が行う使用前確認・使用後確認をこれに当てる。
②定期点検：第３条の各管理責任者は年４回“員数・汚損・機能点検”
を行う。
第 ５ 条 保守保全は次の通りとする。
①館内清掃は、年間計画に基づき、役員・班長が月１回行う。
②その他の保守保全は第３条の各管理責任者が年間計画を作成し、遂行
する。
第 ６ 条 施設および設備・備品・工具・用具類の修理、購入は次の通りとする。
①点検の結果、汚損、紛失等を発見した場合、発見者またはその責任者
は速やかに自治会長に届ける。
②自治会長は計画外修理、購入に際しては、原則として部長会もしくは
役員会にて承認後執行する。ただし、緊急時においては事後報告承認
とする。
③修理・購入費が10万円以上の場合は、原則として、見積り３者以上
とし、１万円以上10万円未満の場合は、見積り２者とする。
第 ７ 条 修理・購入費用の負担は次の通りとする。
①自治会長は故意または許容しがたい過失により生じた修理費、購入費
については、その使用者もしくはその責任者に実費を請求する。
②前①以外は自治会の経費とする。
第 ８ 条 設備・備品等の廃棄処分に当っては、原則として部長会もしくは役具会
にて承認後執行する。
第５章 会館使用対象・優先順位
第 ９ 条 会館使用の対象範囲および優先順位は次の通りとする。
①自治会活動（総会、役員会、行事、各部会、部長会）
②自治会の葬儀（※積立金非賛同者は除く）
③自治会員相互の親睦活動（※積立金非賛同者は除く）
④会員以外の方の使用および積立金非賛同者の使用
⑤営利目的の使用（部長会にて許可された場合のみ）
※積立金非賛同者とは自治会員であり、平成９年８月から平成13年７月
までの間、奈良町に居住しており、会館建設積立金実施に賛同しなかっ
た方をいう。
なお、ここで言う自治会員とは、自治会員登録者と生計を共にしている世帯員
全員を含める。
第６章 施設・設備・備品の貸出
第 10 条 使用できる施設・設備・備品は次の通りとする。
貸出施設・設備
①大ホール（119㎡）〔約72.0畳〕
②厨房（21㎡）〔約12.７畳〕
③和室（松）（15畳）
④和室（竹）（15畳）
⑤小ホール（61㎡）〔約36.９畳〕（会議室Ａ，Ｂ，Ｃ，３室使用）
⑥会議室Ａ（22㎡）〔約13.３畳〕
⑦会議室Ｂ（23㎡）〔約13.９畳〕
⑧会議室Ｃ（16㎡）〔約９.７畳〕
⑨放送設備
⑩ＯＨＰセット（会館内使用に限る）
⑪カラオケセット（会館内使用に限る）
貸出備品（会館外持ち出し使用備品）
①机
②椅子
③座卓
④テント
⑤紅白幕
第 11 条 会館の使用時間は次の通りとする。
①午前 ８：00～12：00
②午後 13：00～17：00
③夜間 18：00～21：30
④一日 ８：00～21：30
※準備・後片付け、清掃は使用時間に含めます。
第７章 貸 出 制 限
第 12 条 各団体・グループの１ヶ月の会館使用回数は、原則として２回までとする。
ただし、部長会の承認を受ければこの限りではない。
第 13 条 他人に迷惑をかけたり、会館使用申込書の使用目的以外に使用した場合
は、使用許可を取消し、以降の申込みは受理しないことがある。
第 14 条 貸出備品は、原則として会員に限り貸出を行う。
１回の貸出期間は３日を限度とする。
第８章 使 用 料 金
第 15 条 施設・設備・備品の標準料金は次の通りとする。（単位：円）
| １Ｆ | ２Ｆ | |||||||
| 施 設 名 | 大ホール （119㎡） | 厨房 （21㎡） | 和室（松） （15畳） | 和室（竹） （15畳） | 小ホール （61㎡） | 会議室Ａ （22㎡） | 会議室Ｂ （23㎡） | 会議室Ｃ （16㎡） |
| 午 前 | 1,300 | 1,000 | 600 | 600 | 1,000 | 400 | 400 | 400 |
| 午 後 | 1,500 | 1,000 | 700 | 700 | 1,200 | 500 | 500 | 500 |
| 夜 間 | 1,700 | 1,000 | 800 | 800 | 1,400 | 600 | 600 | 600 |
| 一 日 | 4,000 | 2,500 | 1,700 | 1,700 | 3,100 | 1,200 | 1,200 | 1,200 |
| 設 備 名 | ○放送設備 | ○ＯＨＰセット | ○カラオケセット | ◇葬儀 |
| 午 前 | 500 | 500 | 1,000 | － |
| 午 後 | 500 | 500 | 1,000 | － |
| 夜 間 | 500 | 500 | 1,000 | － |
| 一 日 | 1,200 | 1,200 | － | 10,000 |
②冷暖房はコインタイマー制で、１時間100円とする。
ただし、大ホールは30分100円とする。
③湯沸し程度の厨房使用は、無料とする。
第 16 条 貸出備品の標準料金は、１回当り次の通りとする。
| 備品名 | 単価（単位：円） |
| 机 | １台 100 |
| 椅 子 | １脚 50 |
| 座 卓 | １台 100 |
| テント | １張 1,000 |
| 紅白幕 | １枚 300 |
第 17 条 使用料金の支払いは次の通りとする。
①第９条①項については無料とする。
②第９条②、③項の使用者は、標準料金を支払う。
③第９条④項の使用者は、標準料金の３倍を支払う。
ただし、会員が使用人数の２／３以上いる場合は、標準料金とする。
④第９条⑤項の使用者は、標準料金の５倍を支払う。
⑤その他、部長会にて、自治会活動に関連する使用と認めた場合は、
特別割引もしくは無料とする。
第 18 条 納入された使用料金は、自治会一般会計の部、歳入科目“貸出料”に入
金する。
第９章 貸出・使用方法
第 19 条 会館の使用申込みおよび使用方法は次の通りとする。
①申込みは予約制とし、原則として使用する月の前月の第一日曜日、
午前10時から午前12時の間、自治会館で受付を行う。なお、当日
以降は自治会長に直接申し込む。
②申込者は定められた『会館使用申込書』に必要事項を記入、捺印し、
使用料金を添えて自治会長に提出する。
③自治会長は『会館使用申込書』と貸出予約日程表を確認し、支障が
なければ領収書・使用許可書を発行する。
但し、緊急かつ重要な自治会関連会議が発生した場合および葬儀によ
る会館使用が発生した場合は、予約を変更することがあり、予約者は
これを了承する。
④同一日時の同一施設に同時に２組以上の申込があった場合は話し合
いまたは抽選により決定する。
⑤第９条②に該当する葬儀使用の申込者は、自治会長に直接申込み、
許可された段階で、『会館使用申込書』を提出する。
葬儀の申込みが重複した場合は、申込みの早い方とする。
ただし、既に自治会行事等で会館使用が計画されている場合は、使用
できないことがある。
⑥使用中止の場合は速やかに自治会長に連絡する。
使用中止連絡が使用前日以前であれば、前納した使用料金は全額返金
するが、当日の使用中止は返金しない。ただし第９条②、③の申込者
には全額返金する。
⑦使用者は、使用当日の時間迄に自治会長から使用する会館、部屋の鍵
を受取り、会館に入館する。
⑧使用者は、使用に先立ち、『会館使用報告書』の確認事項に基づき“使
用前確認”を行う。異常があった場合は、自治会責任者に連絡し、確
認を受ける。
⑨使用者は、会館使用時の心得を守って使用する。
⑩使用者は、使用終了時、整理整頓し、“使用後確認”を行い、必要事項
を記入した『会館使用報告書』と“鍵”を速やかに自治会長に届ける。
第 20 条 自治会の備品を館外使用する時の借用・返却方法は次の通りとする。
①申込者は、定められた『備品借用申込書』に必要事項を記入、捺印し、
使用料金を添えて自治会長に提出する。
②自治会長は、申込まれた備品類の使用予定状況を確認し、支障がなけ
れば領収書・借用許可書を発行する。
③使用者は、許可された備品を借用する。借用時、備品の状況確認を行
い、汚損、損傷を発見した場合は、持出す前に自治会責任者の確認を
受ける。
④使用者は、備品返却時、自治会責任者の立会いの下、員数および汚損
状況等の確認を受け、サインを貰う。
第 21 条 汚損・紛失管理は次の通りとする。
①自治会長が任命した貸出管理責任者は、“使用報告書の使用前確認・使
用後確認の状況”および“備品の貸出・返却時の状況”を基に汚損・
員数管理を行い、異常発見時、その原因を調べ、自治会長に報告する。
②自治会長は、異常報告を受けた場合、原則として速やかに部長会を開
催し、責任の所在を審議し、第６条に基づき処理する。
第 22 条 本規定の抜粋および“会館使用時の心得”を包含した『自治会館および
備品類使用のしおり』を別に定める。
第10章 会館定期使用希望者の対応
第 23 条 会館定期使用基準は次の通りとする。
①会館定期使用希望者とは、部屋、時間帯および曜日または日付を同一
に指定し、月２回以上の使用を希望する人もしくは団体を言う。
②会館定期使用の許可期間は、年度単位とし、翌年３月31日を限度とする。
ただし、会館定期使用希望申請書に虚偽記載が判明した場合、および
会館使用状況が悪い場合は年度途中であっても使用許可を取消す。
③会館定期使用希望申請書の受付は、原則として毎年１月15日から
１月31日の期間とする。
ただし、会館定期使用希望者への貸出許容範囲に余裕がある場合は、
年度途中でも受付けることがある。
④会館定期使用貸出許容範囲は、月単位で２／３以内とする。
＜例：6（貸出部屋数）×3（時間帯）×30（月間日数）×2/3＝360＞
⑤「会館定期使用希望申請書の審議結果」で定期使用を許可されていて
も、この段階では仮予約扱いであり、使用指定予定日の１週間以前に
「会館使用申込書」を提出し、正式予約を行うものとする。１週間前
に「会館使用申込書」を提出しない場合は、仮予約の権利は消失する。
また、仮予約済みおよび正式予約済みであっても、自治会活動、自治
会員の葬儀が発生した場合は、会館定期使用はできないものとする。
第 24 条 会館定期使用手続きは次の通りとする。
①次年度の会館定期使用希望者は、原則として毎年１月15日から31日
迄の期間に「会館定期使用希望申請書」を自治会長宛提出する。
なお、年度途中でも会館定期使用希望者は「会館定期使用希望申請書」
を自治会長宛提出することができる。
②自治会長は、部長会を開催し、奈良町自治会館管理規定に基づき、公
正に会館定期使用許可審議を行い、審議の結果を「会館定期使用希望
申請書」に追記し、次年度分については毎年２月末日までに会館定期
使用希望者に回答する。なお、年度途中申請分については、可及的速
やかに審議を行い、その結果を回答する。
③自治会館貸出管理者は、前②項の審議結果に基づき、「貸出予約日程
表」の該当欄に仮予約として、定期使用許可済（網掛けもしくは色分）
を表示する。
④会館定期使用希望者は、「会館定期使用希望申請書」の部長会審議結果
に基づき、使用指定予定日の１週間以前に「会館使用申込書」に使用
料金を添えて、自治会長に申込む。
注：この申込みを怠ると、仮予約が不要となったと判断し、他の希望者
に貸出す場合がある。
⑤前④以降の使用手続きは、第19条の会館の使用申込みおよび使用
方法と同じ。
第11章 様 式
第 25 条 次の様式を定める。
①会館使用申込書
②会館使用報告書
③備品借用申込書
④会館定期使用希望申請書
第12章 規定の改訂
第 26 条 この規定は、部長会で審議決定し、役員会の承認をもって改訂する。
付 則
１．本規定は平成13年４月１日より施行する。
２．本規定は平成13年４月15日総会にて、23条、24条を追加する。
９条、19条、25条の一部を改訂する。
奈 良 町 自 主 防 災 対 策 本 部 規 約
（名 称）
第 １ 条 この部は、奈良町自主防災対策本部（以下「本部」という。）と称する。
（事務所の所在地）
第 ２ 条 本部の事務所は、自治会長宅に置く。
（目 的）
第 ３ 条 本部は、自治会活動の一環として、地震とその他（以下「地震等」とい
う。）の災害による被害の防止および軽減を図ることを目的とする。
（事 業）
第 ４ 条 本部は、前条の目的を達成するために次の事業を行う。
１．防災に関する知識の普及に努めること。
２．地震等に対する災害予防に関すること。
３．地震等災害発生時における情報の収集、伝達、初期消火、救出、
救護、避難、誘導等応急対策に関すること。
４．防災訓練の実施に関すること。
５．防災資材に関すること
（組 織）
第 ５ 条 本部は、各事業を執行するために、次の部と班を設置する。
①防災対策部
②情報班
③避難誘導班
④消火班
⑤救出班
⑥救護班
⑦給食班
（役 員）
第 ６ 条 本部には、次の役員をおく。
①本部長 １ 名 （自治会会長）
②副本部長 若干名 （自治会副会長）
③防災対策部長 １ 名 （自治会防災対策部長）
④防災対策副部長 若干名 （自治会防災対策部副部長）
⑤班 長 ６ 名 （自治会役員の中から選任）
⑥副班長 各班若干名 （自治会役員の中から選任）
⑦班 員 各班若干名 （自治会会員の中から選任）
（選 任）
第 ７ 条 前第６条の役員の選任は、自治会の役員選考委員会が推薦し、総会の議
決を得て、選任する。
（任 務）
第 ８ 条 役員の任務は、次の通りとする。
１．本部長は、本部を代表し、部を統括、地震等の災害発生時に応急
活動の指揮命令を行う。
２．副本部長は、本部長を補佐し、本部長事故ある時はこれを代行する。
３．防災対策部長は、防災対策部を代表し、部の任務の執行に当たる。
４．班長は、班を代表し、担当班の任務の執行に当たる。
５．副班長は、班長を補佐し、班長事故ある時はこれを代行する。
６．部、各班の任務は、次の通りとする。
防災対策部は、次の任務の執行に当たる。
①防災に関する知識の普及
②防災計画の作成
③防災訓練実施の総括
④地震等災害発生時における本部の運営
⑤幹事会の運営
⑥本部の予算執行管理
⑦その他本部の運営
情報班は、次の任務の執行に当たる。
①地震等災害発生時の情報収集・伝達体制の整備
②情報収集・伝達に関する資材の管理
③防災訓練の実施
④地震等災害発生時における情報の収集、伝達
避難誘導班は、次の任務の執行に当たる。
①地震等災害発生時における避難誘導体制の整備
②避難誘導に関する資材の管理
③防災訓練の実施
④地震等災害発生時における避難誘導
消火班は、次の任務の執行に当たる。
①地震等災害発生時における初期消火体制の整備
②消火に関する資材の管理
③防災訓練の実施
④地震等災害発生時における初期消火
救出班は、次の任務の執行に当たる。
①地震等災害発生時における救出体制の整備
②救出に関する資材の管理
③防災訓練の実施
④地震等災害発生時における救出
救護班は、次の任務の執行に当たる。
①地震等災害発生時における救護体制の整備
②救護に関する資材の管理
③防災訓練の実施
④地震等災害発生時における救護
給食班は、次の任務の執行に当たる。
①地震等災害発生時における給食体制の整備
②給食に関する資材の管理
③防災訓練の実施
④地震等災害発生時における給食
（任 期）
第 ９ 条 役員の任期は、自治会会則に定める期間とする。
（会 議）
第 10 条 本部は、総会および防災部会を開催する。
ただし、総会は自治会総会による
１．防災部会は、次の通りとする。
①幹事会（本部長、副本部長、防災対策部長、班長、副班長をもっ
て構成する。）
②各班会（担当副本部長、班長、副班長、班員をもって構成する。）
なお、各会の開催は、必要に応じて実施する。
２．防災部会は、次の事項を審議し、実施する。
①本部の目的遂行について。
②総会に提案すべきこと。
③その他必要と認めること。
（防災計画）
第 11 条 本部は、地震等による災害から地域住民の安全を確保するため、年間防
災活動計画を作成する。
１．防災訓練、防災部会、資材保守管理などに関すること。
２．その他防災に必要な事項。
（経 費）
第 12 条 本部の経費は、自治会会計に編入する。
（会計年度）
第 13 条 本部の会計年度は、自治会の会計年度と同一とする。
（補 則）
第 14 条 本部の規約は、総会の同意を経て、変更することができる。
附 則
１．この規約は、平成11年５月１日から施行する。
２．この規約は、平成11年７月17日 第６条に副班長を追加、第８条に
副班長の任務を追加、第10条の防災部会の構成メンバーに副班長
を追加、および第11条を一部改訂。